Kontraktstyring er en central disciplin for virksomheder, der ønsker at minimere risici, sikre compliance og optimere deres forretningsprocesser. I en verden med stigende krav til dokumentation og kontrol er det essentielt at have et solidt system til at administrere kontrakter gennem hele deres livscyklus. To af de bedste konfigurationsværktøjer til dette formål er WorkPoint 365 og Microsoft 365. Denne artikel beskriver, hvordan kontraktstyring kan konfigureres og udnyttes optimalt i disse to platforme.
Hvad er kontraktstyring, og hvorfor er det vigtigt?
Kontraktstyring handler om at organisere, overvåge og vedligeholde kontrakter på en struktureret måde. Dette omfatter alle faser af kontraktens livscyklus, lige fra oprettelse og godkendelse til overvågning af overholdelse og fornyelse. Effektiv kontraktstyring giver virksomheder bedre kontrol over juridiske forpligtelser, forbedrer samarbejde og reducerer risikoen for dyre fejl.
Ved at anvende dedikerede digitale løsninger som WorkPoint 365 og Microsoft 365 kan virksomheder skabe en skalerbar og automatiseret proces for kontraktstyring, der passer til deres behov.
Konfiguration af kontraktstyring i WorkPoint 365
WorkPoint 365 er en specialiseret løsning, der er bygget til at integrere dybt med Microsoft 365. Platformen tilbyder funktioner designet til at give virksomheder fuld kontrol over deres kontrakter. Sådan konfigureres kontraktstyring i WorkPoint 365:
- Oprettelse af en kontraktstyringsstruktur
WorkPoint 365 giver mulighed for at oprette en skræddersyet struktur til kontraktstyring. Dette indebærer opsætning af projektrum eller kontraktmapper med en hierarkisk struktur, der matcher virksomhedens behov. Konfigurationen starter typisk med:
- Definering af kontrakttyper (f.eks. leverandørkontrakter, kundeforhold og interne aftaler).
- Oprettelse af metadatafelter som kontraktens startdato, slutdato og juridiske kontaktperson.
- Automatisering og workflows
WorkPoint 365 inkluderer indbyggede workflows, der kan automatisere centrale processer i kontraktstyringen. For eksempel:
- Automatiske notifikationer om kommende kontraktudløb eller milepæle.
- Godkendelsesprocesser, hvor relevante interessenter skal gennemgå og godkende en kontrakt.
Ved hjælp af Power Automate, der integreres med WorkPoint 365, kan du yderligere skræddersy avancerede workflows.
- Integration med SharePoint og Microsoft Teams
WorkPoint 365 er bygget oven på SharePoint Online, hvilket betyder, at alle kontrakter gemmes sikkert i SharePoint-biblioteker. Samtidig kan platformen integreres med Microsoft Teams, så brugerne kan samarbejde om kontrakter i realtid.
- Rapportering og compliance
En vigtig del af kontraktstyring er at sikre compliance. WorkPoint 365 tilbyder omfattende rapporteringsfunktioner, der giver overblik over alle aktive kontrakter, deadlines og compliance-krav. Brugere kan opsætte dashboards, der gør det nemt at identificere kritiske opgaver.
Konfiguration af kontraktstyring i Microsoft 365
Microsoft 365 er en alsidig platform, der kan tilpasses til en række forretningsbehov, herunder kontraktstyring. Selvom det ikke er dedikeret til kontraktstyring som WorkPoint 365, tilbyder Microsoft 365 kraftfulde værktøjer som SharePoint, Power Automate og Microsoft Teams, der kan kombineres for at skabe en effektiv kontraktstyringsløsning.
- Opsætning af SharePoint til kontraktstyring
SharePoint Online er en ideel base for kontraktstyring i Microsoft 365. Du kan oprette sites og biblioteker dedikeret til kontrakter. Processen kan inkludere:
- Design af dokumentbiblioteker med kolonner til vigtige metadata (f.eks. kontraktens varighed og ansvarlige personer).
- Oprettelse af permissions for at sikre, at kun relevante brugere har adgang til specifikke kontrakter.
- Automatisering med Power Automate
Power Automate er en vigtig komponent i Microsoft 365’s kontraktstyringsløsning. Ved hjælp af dette værktøj kan du:
- Opsætte automatiserede workflows for godkendelser.
- Konfigurere påmindelser om vigtige deadlines, der sendes direkte til Outlook eller Teams.
- Brug af Microsoft Teams til samarbejde
Microsoft Teams er ideelt til at fremme samarbejde om kontrakter. Ved at integrere Teams med SharePoint kan brugerne arbejde direkte på kontrakter og diskutere detaljer i realtid. Teams kan også anvendes til at opsætte dedikerede kanaler til kontraktstyring, hvor alle relevante filer og diskussioner samles.
- Compliance med Microsoft Purview
Microsoft 365 inkluderer compliance-funktioner gennem Microsoft Purview. Dette værktøj giver mulighed for:
- Klassificering af kontrakter baseret på særlige regler.
- Overvågning og rapportering af, hvordan kontrakter håndteres, for at sikre overholdelse af juridiske krav.
Sammenligning af WorkPoint 365 og Microsoft 365 til kontraktstyring
Både WorkPoint 365 og Microsoft 365 er fremragende valg til kontraktstyring, men de har forskellige styrker:
| Funktion | WorkPoint 365 | Microsoft 365 |
| Specialisering | Dedikeret til kontraktstyring | Alsidig platform til mange formål |
| Automatisering | Indbyggede workflows, klar til brug | Kræver konfiguration via Power Automate |
| Integration | Dybt integreret med Microsoft 365 | Fleksibel integration mellem apps |
| Compliance | Fokus på kontraktstyring | Avancerede compliance-værktøjer i Purview |
| Brugervenlighed | Let at komme i gang med foruddefinerede rammer | Kræver tilpasning til specifikke behov |
Kontraktstyring til virksomheders behov
Effektiv kontraktstyring er afgørende for moderne virksomheder, og både WorkPoint 365 og Microsoft 365 tilbyder robuste muligheder for at optimere denne proces. Hvor WorkPoint 365 udmærker sig ved at være en dedikeret løsning, der hurtigt kan implementeres, giver Microsoft 365 fleksibiliteten til at bygge en skræddersyet løsning. Valget mellem de to afhænger af virksomhedens behov, ressourcer og krav til specialisering. Ved at investere i et af disse værktøjer kan virksomheder opnå bedre kontrol, compliance og effektivitet i deres kontraktstyring.